Cómo gestionar el correo electrónico

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Hoy he leído un artículo de Cindy Goodman en el Miami Herald en el que habla de la gestión de la bandeja de entrada del correo electrónico. Creo que es un tema interesante, así que después de la intro hablaré de ello.

INTRO

Uno de los problemas comunes de muchos profesionales de casi de cualquier ámbito es lo sencillo que es recibir toneladas de correos electrónicos y lo difícil que es gestionarlos de manera que nos nos coman más tiempo del necesario. Si no se tiene cuidado, es posible pasarse el día entero sin salir del gestor de correo.

En su artículo, Cindy dice que a ella le cuesta muchísimo borrar correos electrónicos. De hecho, la última vez que se puso a ello estuvo más de dos días en la tarea. Así que le cuesta borrarlos pero cuando se pone, se pone. Cindy también cita a dos personas que tienen dos enfoques distintos:

El primero de ellos nunca borra emails: marca los importantes y deja que los otros se vayan consumiendo en la bandeja de entrada.
La segunda, en cambio, borra todo lo que puede porque no soporta tener mensajes a la vista.

De las tres aproximaciones, la que más se acerca mi enfoque es la tercera. A mi también me pone nervioso abrir la bandeja y ver un montón de mensajes aunque ya los haya leído o respondido (si es que tenía que leerlos y responderlos).

Este es mi sistema:

  1. Intento recibir el menor volumen posible de mensajes.

    Por ejemplo, limito al máximo las notificaciones de redes sociales: no recibo ni un solo aviso de facebook ni de LinkedIN, y de twitter solo recibo retwitts y favoritos (incluso esos voy a dejarlos de recibir). De todos modos, son plataformas que visito diariamente; así que cuando voy, ya puedo ver perfectamente todas las notificaciones allí.

    Al mismo tiempo intento no recibir boletines de correo. Lo primero que hago es intentar no suscribirme a nada. A veces sí que lo hago para ver si realmente son cosas que me interesan o no. Otras veces no hace falta suscribrse a nada porque empiezan a llegar correos de no se sabe dónde ni se sabe por qué. En general, intento limitar los boletines tanto como puedo.

    Por otro lado, una manera de recibir pocos mensajes es enviar pocos mensajes. Es decir, alguien te envía un mensaje y tu respondes, él responde a tu respuesta, tu respondes a su respuesta de tu respuesta, y así hasta que llega la noche. Es un bucle diabólico que intento evitar.

  2. Intento filtrar al máximo los correos

    Uso Gmail, pero tengo desactivadas las bandejas múltiples. En cambio, tengo un montón de carpetas y filtros que he creado yo mismo y que permiten que cada mensaje llegue a donde yo quiero que llegue antes de leerlo. De este modo, mensajes sin importancia van a carpetas que visitio de vez en cuando. Por eso me puedo concentrar en lo importante.

  3. Intento trabajar en bloques

    Cuando entro en mi bandeja de entrada, lo primero que hago es eliminar todo lo que no me interesa. Sin compasión.

    Después reviso lo que sí me interesa y lo que necesita respuesta atendiendo la bandeja de entrada y a las carpetas más importantes. Hago lo que tenga que hacer respecto a los mensajes, respondo a los que tengo que responder y marco todos aquellos que tengo que tener a la vista durante por lo menos unos días. Una vez gestionado todo, archivo todo lo que tengo que conservar y lo que no…. a la basura.

    Finalmente, reviso los correos que tenía marcados por si hay algo más que tengo que hacer. Los que no necesitan la marca los archivo o los borro. Y si tengo tiempo, reviso el resto de carpetas con cosas menos importantes e intento dejarlo todo afuera. Me encanta ver la bandeja de entrada vacía.

  4. Intento escribir buenos mensajes

    Que intente evitar enviar muchos mensajes no significa que no responda a todo lo que tenga que responder. De hecho, intento no dejar nada pendiente. Per en vez de usar el correo como un chat procuro escribir menos mensajes pero escribirlos mejor. Es decir, tratando los temas claramente y yendo al grano, intentado anticipar y responder de antemano las dudas que puedan venir del otro lado, formateando los mensajes de forma que sean fácilmente comprensibles y añadiendo todos los enlaces y documentos necesarios para que el receptor tenga todo lo que necesita para comprender.

No es que no quiera recibir correos. Es que quiero recibir todo los que sean necesarios pero solamente los que sean imprescindibles. No siempre lo consigo, pero en esta lucha estoy.

Así que más o menos este es mi sistema. Te recuerdo los puntos clave:

  1. Recibir el mínimo posible de mensajes.
  2. Filtrar los mensajes para poder trabajar en los más importantes.
  3. Trabajar en bloques.
  4. Escribir buenos mensajes.

¿Qué te parece? y sobre todo: ¿qué es lo que te funciona a ti?

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6 comentarios en “Cómo gestionar el correo electrónico

  1. Lo que más me ha gustado es el punto de filtrar los mensajes. Algo que está a la vista de todos y que nunca me he puesto a configurar. Voy a hacerlo ahora mismo. Un domingo es un buen día.

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  2. Lo de borrar mensajes sin compasión da un poco de cosa, pero creo que tienes razón a la hora de limitar los newsletter (por muy interesante que sea) y otras suscripciones para no acabar enterrado.

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  3. A mi me cuesta ver la bandeja llena pero, también borrar los mensajes así, sin piedad, lo que se traduce en un “luego lo borro”. Pero pasan los días y la bandeja se va llenando… Hasta que, en algún momento me siento más intrépida y lo borro todo de golpe… De psicólogo, ¿verdad? 😉

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